Kto pierwszy podaje rękę w biznesie – praktyczny przewodnik

Pytanie o to, kto pierwszy podaje rękę w biznesie, wraca przy każdym pierwszym dniu w nowej firmie, przy spotkaniu z klientem i przy wejściu do sali, w której czeka zarząd. Uścisk dłoni trwa dwie, trzy sekundy. W tym czasie druga strona ocenia, czy jesteś pewny siebie, uważny i czy da się z Tobą współpracować. Ten artykuł pokazuje, dlaczego prosta kwestia kolejności gestów jest w praktyce kwestią zaufania. Pokazuje też, jak codzienne nawyki sprawiają, że w takich chwilach nie musisz się zastanawiać.

Kto pierwszy podaje rękę w biznesie i skąd bierze się tyle niepewności?

Niepewność wynika ze zderzenia dwóch porządków. W życiu prywatnym pamiętamy o wieku i płci. W biznesie obowiązuje inna logika, oparta na roli zawodowej. Wiele osób łączy je w głowie i boi się dwóch błędów: wyciągnąć rękę za wcześnie, co może wyglądać na przesadną poufałość, albo zostawić dłoń w powietrzu, kiedy druga osoba czeka na gest.

Z psychologii wiemy, że w sytuacjach niejednoznacznych mózg szuka mikrosygnałów. Zawahanie, zerknięcie na telefon albo niepewny uścisk łatwo odczytać jako brak pewności siebie, choć często oznaczają zwykłe zdenerwowanie. Najczęściej takie chwile zdarzają się w czterech miejscach: pierwszy dzień pracy, spotkanie z klientem, przypadkowe spotkanie z dyrektorem w windzie i wydarzenie networkingowe.

Kto pierwszy podaje rękę w biznesie – pozycja zawodowa, nie płeć ani wiek

W kontaktach służbowych pierwszy rękę wyciąga osoba o wyższej pozycji. Gospodarz spotkania wita w ten sposób gościa. Klienta traktuje się jako osobę o wyższej randze, nawet jeśli Twoje stanowisko jest formalnie wyższe. Płeć nie ma tu znaczenia. Wiek ma je tylko wśród osób na zbliżonym poziomie w hierarchii.

W praktyce oznacza to jedno: jeśli dołączasz do zespołu, poczekaj chwilę na gest przełożonego i odpowiedz na niego od razu, na stojąco, z kontaktem wzrokowym. Gdy ktoś nie poda dłoni, nie wymuszaj tego gestu. Skinienie głową i wyraźne powitanie w pełni wystarczą. Szerzej o kolejności w różnych układach hierarchicznych piszemy w artykule o zasadach precedencji i relacjach w pracy.

Jeśli pomylisz kolejność, nie ma dramatu. Nikt nie zapamięta pomyłki, jeśli zareagujesz spokojnie i naturalnie. Zapamięta to, jak sobie z nią poradziłeś.

Jak się przedstawić w pracy, gdy pierwsze wrażenie powstaje w kilka sekund?

Uścisk dłoni bez dobrego przedstawienia się jest gestem bez treści. Jak się przedstawić w pracy, żeby zostać zapamiętanym? Wystarczą trzy elementy: imię i nazwisko, rola lub zespół oraz jedno zdanie kontekstu. Na przykład: „Dzień dobry, Anna Kowalska, dołączam do działu finansów i będę odpowiadać za raportowanie”. Takie zdanie odpowiada od razu na pytanie, którego rozmówca nie zdążył zadać: kim jesteś i czego może się po Tobie spodziewać.

Osobną kwestią jest przedstawianie innych. Osobę o niższej pozycji przedstawia się osobie o wyższej, więc najpierw mówisz do wyższej rangą: „Pani Dyrektor, pozwoli Pani, że przedstawię Marka Nowaka z działu IT”. Wymień pełne dane obu stron i dodaj krótką informację, która ułatwi rozmowę. Niepozorne wprowadzenie potrafi skrócić dystans między ludźmi, którzy inaczej mogliby się mijać miesiącami.

Jest też prosty trik pamięciowy: powtórz imię rozmówcy w pierwszym zdaniu odpowiedzi. Łatwiej je zapamiętasz, a druga osoba poczuje, że została zauważona. Więcej o przedstawianiu się piszemy w tekście Jak się przedstawić w pracy – relacje i kultura komunikacji, a o samym powitaniu w artykule Jak się przywitać w biznesie.

Jak zasady savoir-vivre w pracy zmieniają codzienną współpracę?

Zasady savoir-vivre w pracy nie działają jako lista przepisów do zapamiętania. Działają jako powtarzalne nawyki, dzięki którym współpracownicy wiedzą, czego się po Tobie spodziewać. Badania nad bezpieczeństwem psychologicznym w zespołach, kojarzone z Amy Edmondson, pokazują, że ludzie chętniej dzielą się pomysłami i przyznają do błędów tam, gdzie zachowania innych są przewidywalne i pełne szacunku. Etykieta jest więc częścią infrastruktury zaufania, a nie dekoracją.

Zobacz, jak to wygląda w codziennych sytuacjach:

• Spotkania. Punktualność i niewchodzenie w słowo to jedno. Drugie to zdanie w rodzaju „Jeśli dobrze rozumiem, proponujesz…”. Osoba, której myśl została powtórzona, chętniej współpracuje przy kolejnych tematach.
• Poczta służbowa. Jasny temat wiadomości, powitanie, jedna prośba i termin. Mail bez powitania czy bez konkretnej prośby przerzuca pracę interpretacji na odbiorcę, a to rodzi irytację.
• Prośba o feedback. „Co w tej prezentacji mogłabym zrobić inaczej?” działa lepiej niż ogólne „Jak było?”. Konkretne pytanie zwykle daje konkretną odpowiedź, a podziękowanie na końcu zachęca do kolejnych rozmów.
• Nieporozumienia. Najpierw sprawdź fakty, dopiero potem emocje. Rozmowa w cztery oczy zamiast komentarzy na czacie zespołu oszczędza wszystkim wizerunek.
• Współpraca między działami. Powiedz, czego potrzebujesz i na kiedy, a zapytaj, co jest po stronie drugiego zespołu ograniczeniem. Ludzie z innych działów rzadko odmawiają, gdy rozumieją kontekst.
• Kontakt z przełożonym. Krótko, z propozycją rozwiązania, a nie samą listą problemów.

Szerzej o tym, jak takie nawyki tworzą kulturę zespołu, piszemy w artykule Zasady savoir-vivre w pracy – relacje i kultura w zespole.

Jakie błędy najczęściej utrudniają współpracę i psują reputację?

Większość problemów nie wynika ze złej woli. Wynika z pominięć, które druga strona odbiera jako postawę. Psychologowie nazywają to podstawowym błędem atrybucji: własne zachowania tłumaczymy okolicznościami, cudze cechami charakteru. Ktoś, kto zerknął na telefon w trakcie powitania, w oczach rozmówcy nie „miał trudny dzień”, tylko „jest nieuważny”.

Najczęstsze potknięcia, które widuję w organizacjach:

• uścisk bez kontaktu wzrokowego albo zbyt słaby i zbyt mocny, bo każdy z nich mówi coś o nastawieniu;
• pomijanie imienia rozmówcy albo przekręcanie go po raz kolejny;
• „Cześć” w pierwszej wiadomości do klienta lub osoby, której nie znasz;
• odpowiadanie wszystkim na maila, którego treść dotyczy jednej osoby;
• sformułowania w stylu „jak wspomniałem w poprzednim mailu”, które brzmią jak wytknięcie błędu;
• spóźnienie na spotkanie bez wcześniejszego sygnału;
• mówienie o osobach nieobecnych w sposób, którego nie powtórzyłbyś w ich obecności;
• brak podziękowania za pomoc, choć wydaje się oczywiste.

Każdy z tych błędów pojedynczo jest drobiazgiem. Powtarzany przez miesiące tworzy jednak obraz osoby, z którą współpraca wymaga więcej wysiłku, niż powinna.

Kto pierwszy podaje rękę w biznesie, gdy zespół pracuje hybrydowo i online?

W pracy hybrydowej okazji do fizycznego powitania jest mniej, więc każda z nich waży więcej. Kolejność się nie zmienia: pierwszy wyciąga rękę przełożony, gospodarz lub klient. Zmienia się natomiast oczekiwanie. Po latach pandemii część osób woli skinienie głową albo słowne powitanie. Jeśli ktoś nie odwzajemni gestu, nie bierz tego do siebie i nie komentuj. Wystarczy uśmiech i wyraźne „miło mi Pana/Panią poznać”.

Online obowiązuje ta sama logika. Gospodarz spotkania otwiera rozmowę i wita uczestników, a nowa osoba przedstawia się jednym zdaniem, najlepiej z imienia i nazwiska, roli oraz tematu, który ją tu przyniósł. Włączona kamera przy pierwszym kontakcie działa jak uścisk dłoni: pokazuje, że jesteś obecny. Podobne mechanizmy działają zresztą także przy stole, o czym piszemy w artykule o tym, jak zachować się na kolacji biznesowej.

Jak zbudować kulturę wzajemnego szacunku w zespole?

Ludzie kopiują zachowania osób o wysokim statusie. Jeśli menedżer wita każdego z imienia, przedstawia nowych członków zespołu, dziękuje na forum i koryguje na osobności, zespół dość szybko przyjmuje ten wzorzec. Jeśli robi odwrotnie, żaden regulamin nie zmieni atmosfery.

Dla działów HR wniosek jest praktyczny. W onboardingu warto przewidzieć nie tylko dokumenty i dostępy, ale też moment przedstawienia nowej osoby i wskazanie, kto ją oprowadzi. Krótkie rytuały, powtarzane co tydzień, zbudują więcej niż jednorazowe szkolenie. Jeśli zależy Wam na uporządkowaniu standardów w całej organizacji, pomocny może być też profesjonalny wizerunek jako element kultury pracy oraz szkolenie z etykiety dla firm, które przekłada te zasady na konkretne sytuacje w Waszym zespole.

Wniosek

Kto pierwszy podaje rękę w biznesie? Osoba o wyższej pozycji zawodowej, a gospodarz wita gościa. Płeć i wiek schodzą tu na dalszy plan. Ważniejsze od samej kolejności jest to, co dzieje się dookoła gestu: kontakt wzrokowy, imię wypowiedziane wyraźnie, krótkie przedstawienie roli i uważność na reakcję drugiej osoby. Te same nawyki działają w mailach, na spotkaniach, w rozmowach o feedbacku i w pracy hybrydowej. Reputację buduje się powtarzalnością drobnych zachowań, a nie pojedynczymi gestami.

O Sandra Szczudłowska

Sandra Szczudłowska, założycielka Akademii Etykiety, ekspertka w zakresie etykiety biznesowej i protokołu dyplomatycznego, od lat propaguje nowoczesne podejście do savoir-vivre’u poprzez szkolenia, prelekcje oraz działalność edukacyjną. W swojej pracy kieruje się misją odczarowywania skostniałych reguł i pokazywania, że prawdziwy savoir-vivre to przede wszystkim wyczucie, szacunek, empatia oraz umiejętność tworzenia komfortowej atmosfery w każdej sytuacji – zarówno w biznesie, jak i w życiu codziennym.

Więcej Artykułów

• Jak się przedstawić w pracy – relacje i kultura komunikacji
• Etykieta biznesowa – standardy komunikacji i relacje w pracy
• Jak zachować się na kolacji biznesowej – relacje i kultura w pracy
• Jak budować profesjonalny wizerunek – relacje i kultura w pracy
• Warsztaty savoir-vivre w biznesie – standardy relacji w pracy

Najczęściej zadawane pytania